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09/08/11
DIRECCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

Es común escuchar decir a la gente que invirtieron más tiempo del debido en una reunión, que no pueden identificar con claridad cuáles fueron sus objetivos, que nadie estuvo a la hora fijada, etc. Estos son algunos de los típicos problemas que suelen ocurrir cuando las reuniones de trabajo no conducen al logro de los objetivos, produciendo desazón entre los desafortunados que son cotidianamente convocados. Los líderes de los equipos de trabajo deben interiorizarse de los aspectos que le ayudarán a que las reuniones sean efectivas y contribuyan al logro de los objetivos organizacionales.

¿Para qué organizar una reunión?

Antes de convocar a una reunión, se debe pensar si realmente es necesaria. Algunos de los motivos principales suelen ser la existencia de nuevas informaciones o consejos sobre algún tema que son vitales para el grupo, socializar entre los integrantes de un equipo de trabajo una decisión a ser asumida o la resolución de un problema, aclarar un problema que no ha podido ser resuelto con reuniones individuales.

Otras razones que requieren de una reunión podrían ser contar con los aportes de personas que poseen perspectivas distintas sobre una determinada cuestión, e incluso cuando el grupo de trabajo por alguna circunstancia desea reunirse.

Sea cual fuere el motivo de la reunión, el líder que la va a convocar debe evaluar el tiempo a ser invertido, las personas que van a participar y sus roles, los recursos con los que se cuenta, los temas a tratar, los resultados esperados así como las acciones y responsabilidades emergentes. Estos aspectos catalogados como secundarios en la reunión pero que hacen a su adecuada organización, inciden significativamente en su éxito y en el de otras posteriores, por lo que debe dársele su importancia para que las reuniones sean siempre efectivas.

Cuándo no convocar a una reunión

Desde la perspectiva de cuándo no es conveniente organizar una reunión, el líder del equipo de trabajo debe evitar enfrentar un problema personal con alguno de sus integrantes o entre ellos, porque podría tratarse de un obstáculo que impediría el desarrollo de los temas agendados.

Si el tiempo de preparación para la reunión es insuficiente, no debe convocarse. Cabe aclarar que preparación implica desde proveerse de todos los informes y antecedentes que los participantes pudieran requerir para sus aportes en la reunión, hasta la coordinación del mejor horario y lugar para garantizar una asistencia óptima.

Cuando el problema o la decisión puedan ser abordados por otros medios de comunicación como llamadas telefónicas, correos electrónicos, entre otros, que funcionarían mejor, no es recomendable recurrir a una reunión.

En el caso de que el tema a tratar venga precedido de una decisión de una autoridad superior en la organización que se torna irrevocable, la reunión a ser convocada para tratarlo sería estéril. Lo mismo ocurre en la eventualidad de que no se justificara el tiempo a ser invertido en ese tema.

Otra circunstancia que el líder debe evaluar para no convocar a una reunión es cuando el grupo está molesto y necesita distancia antes de enfrentar la situación.